Outsourcing kadr i płac oznacza, że w praktyce kwestiami związanymi z zatrudnianiem pracowników zajmuje się podmiot zewnętrzny. Takie rozwiązanie zwalnia pracodawcę z obowiązku tworzenia i utrzymywania wewnętrznego działu kadrowo-płacowego, co z kolei pozwala wprowadzić oszczędności i usprawnić inne procesy w firmie. Na czym dokładnie polega usługa typu payroll i w jakich sytuacjach warto z niej skorzystać?

Payroll, czyli zewnętrzna obsługa kadr i płac – na czym to polega?
Payroll to szeroki zakres usług, oferowanych najczęściej przez profesjonalne agencje doradztwa personalnego, obejmujący obowiązki związane z obsługą pracowników. Outsourcing kadr i płac najczęściej obejmuje:
    • administrowanie wynagrodzeniami: rozliczanie listy płac, prowadzenie akt osobowych, naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie rozliczeń z urzędami; (Czasem dochodzi do tego również opracowanie i wprowadzanie polityki wynagradzania pracowników, z uwzględnieniem systemów motywacyjnych.)
    • zarządzanie dokumentacją personalną – od podpisania z pracownikiem umowy o pracę, po jej rozwiązanie; (Payroll consulting może obejmować także sporządzanie raportów i usługi doradcze z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń.)
    • obsługę pracowników czasowych.

Outsourcing kadr i płac – czy to się opłaca?
Nawet kompleksowe usługi z zakresu payroll okazują się tańsze niż inwestowanie we własny dział kadr i płac. Zwłaszcza jeśli firma się rozwija, a pracowników i obowiązków z nimi związanych przybywa. Korzystając z outsourcingu kadr i płac, oszczędzamy na utrzymywaniu pracowników kadrowych, ich wynagrodzeniach, zwolnieniach, urlopach i szkoleniach. Zamawiając usługi typu payroll w doświadczonej agencji doradztwa personalnego, powierzamy sprawy kadrowo-płacowe profesjonalistom. Pozwala to usprawnić pozostałe procesy w firmie i zwiększyć efektywność pracowników. Nie musimy także inwestować w drogie programy do obsługi kadr i płac. Minimalizujemy ryzyko błędu związanego z niepoprawnym naliczaniem wynagrodzeń czy składek, co mogłoby się przełożyć na straty finansowe dla całej firmy.

W jakiej sytuacji warto skorzystać z outsourcingu kadr i płac?
Payroll jest usługą przeznaczoną dla firm na różnych etapach rozwoju. Sprawdza się w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo zwiększa zakres działalności, zatrudnia nowych pracowników, ale procesy kadrowo-płacowe okazują się zbyt dużym obciążeniem i odciągają od kluczowych aspektów działalności. Z outsourcingu kadr i płac korzystają także duże firmy, zwłaszcza te, zatrudniające dużą liczbę osób na podstawie różnych stosunków pracy, gdzie pensje są wieloskładnikowe, a naliczanie wynagrodzeń jest procesem skomplikowanym. Payroll okazuje się wygodnym rozwiązaniem, gdy firma posiada wiele oddziałów w różnych miastach.

Outsourcing kadr i płac wydaje się rozwiązaniem nieopłacalnym jedynie dla bardzo małych firm, zatrudniających kilka osób. W innych sytuacjach, zawsze warto rozważyć współpracę z profesjonalną agencją, która przedstawi nam plan działania i strategię.