Problemu można uniknąć, jeżeli ważenie zostanie uwzględnione już podczas planowania transportu. Trzeba ustalić metodę pomiaru, miejsce jego wykonania, sposób przekazania wyniku oraz termin wymagany przez przewoźnika i terminal.

VGM – jaką masę należy podać?

VGM, czyli Verified Gross Mass, oznacza zweryfikowaną masę brutto załadowanego kontenera. Nie jest to wyłącznie masa przewożonego towaru.

W wyniku należy uwzględnić:

masę wszystkich produktów znajdujących się w kontenerze,
opakowania jednostkowe i zbiorcze,
palety,
przekładki oraz materiały sztauerskie,
pasy, belki i pozostałe zabezpieczenia ładunku,
masę własną kontenera, czyli jego tarę.

Pominięcie palet, opakowań lub elementów mocujących może spowodować, że zgłoszona wartość będzie różniła się od rzeczywistej masy kontenera. Przy większej liczbie jednostek nawet niewielkie błędy dotyczące pojedynczych opakowań mogą dać znaczącą różnicę w końcowym wyniku.

Prawidłowa masa jest potrzebna do przygotowania planu załadunku i rozmieszczenia kontenerów na statku. Błędne dane mogą wpływać na stabilność jednostki, bezpieczeństwo pracowników terminala oraz sposób obsługi ładunku.

Kto odpowiada za ustalenie i przekazanie VGM?

Za uzyskanie, udokumentowanie i przekazanie VGM odpowiada załadowca wskazany w konosamencie, morskim liście przewozowym lub równoważnym dokumencie transportowym. Nie zawsze będzie nim bezpośrednio producent albo właściciel eksportowanego towaru.

Samo ważenie może zostać zlecone zewnętrznemu podmiotowi, przewoźnikowi drogowemu lub operatorowi dysponującemu odpowiednim urządzeniem. Nie przenosi to jednak automatycznie odpowiedzialności za poprawność danych i ich terminowe przekazanie.

Dokument zawierający VGM powinien jednoznacznie wskazywać, że podana wartość jest zweryfikowaną masą brutto. Musi również zostać podpisany przez osobę upoważnioną przez załadowcę. Dopuszczalna może być forma elektroniczna, zgodna z procedurą przyjętą przez przewoźnika.

Dwie metody ustalania VGM

Przepisy przewidują dwa sposoby uzyskania zweryfikowanej masy brutto. Wybór powinien zależeć od rodzaju ładunku, organizacji pakowania oraz możliwości technicznych firmy.

Metoda 1 – ważenie całego kontenera

Po zakończeniu załadunku i zamknięciu kontenera waży się kompletną jednostkę. Pomiar może zostać wykonany między innymi na odpowiedniej wadze samochodowej lub przy użyciu urządzenia podnoszącego spełniającego wymagania dotyczące dokładności.

Jeśli kontener jest ważony razem z ciągnikiem i naczepą, od wyniku trzeba prawidłowo odjąć masę pojazdu, naczepy oraz pozostałych elementów nieuwzględnianych w VGM. Nie można natomiast zważyć dwóch kontenerów razem, a następnie podzielić wyniku na pół. Każda jednostka musi mieć ustaloną własną masę.

Metoda 1 jest szczególnie przydatna, gdy ładunek składa się z wielu różnych produktów, zawiera materiały sypkie albo jego dokładne obliczenie byłoby trudne i obarczone dużym ryzykiem pomyłki.

Metoda 2 – zsumowanie wszystkich składników

Druga metoda polega na zważeniu poszczególnych produktów, opakowań, palet i materiałów zabezpieczających, a następnie dodaniu tary kontenera. Procedura musi odpowiadać wymaganiom właściwych organów państwa, w którym zakończono pakowanie i zamknięto kontener.

Rozwiązanie dobrze sprawdza się w firmach mających uporządkowany proces produkcji i pakowania, dokładne dane o masie produktów oraz kontrolę nad wszystkimi elementami umieszczanymi w kontenerze.

Trzeba przy tym korzystać z tary konkretnej jednostki. Kontenery tego samego typu mogą różnić się masą własną, dlatego nie należy przyjmować wartości orientacyjnej z wcześniejszej wysyłki.

Ważenie warto wpisać w cały plan transportu

Najmniej stresu powoduje potraktowanie ważenia kontenerów jako stałego etapu obsługi eksportu, a nie awaryjnej czynności wykonywanej tuż przed wjazdem do portu. Przy współpracy z Multilog można skoordynować odbiór pustej jednostki, podstawienie jej pod załadunek, wykonanie pomiaru oraz dostarczenie kontenera do terminala z uwzględnieniem obowiązujących terminów.

Takie podejście ogranicza ryzyko, że kierowca będzie musiał szukać dostępnej wagi w ostatniej chwili albo zmieniać trasę, gdy kontener powinien już znajdować się w porcie. Pozwala też wcześniej ustalić, kto odbiera wynik pomiaru, kto przekazuje VGM przewoźnikowi morskiemu i kto potwierdza przyjęcie danych.

Cutoff VGM nie jest tym samym co odpłynięcie statku

Jednym z częstszych błędów jest założenie, że VGM można przekazać aż do chwili rozpoczęcia załadunku statku. W praktyce przewoźnik musi otrzymać informację wcześniej, aby można ją było wykorzystać podczas przygotowywania planu sztauerskiego.

Konwencja SOLAS nie wyznacza jednego terminu obowiązującego we wszystkich portach i dla każdej linii żeglugowej. Konkretne godziny wynikają z procedur przewoźnika, terminala, serwisu oraz danego zawinięcia statku.

Dlatego przed rozpoczęciem transportu należy sprawdzić:

termin dostarczenia VGM,
cutoff kontenerowy,
termin przekazania instrukcji wysyłkowych,
sposób zgłoszenia wyniku,
wymagany format danych,
numer rezerwacji i numer kontenera,
zasady wprowadzania ewentualnych korekt.

Nie należy zakładać, że wszystkie te terminy wypadają tego samego dnia. Kontener może fizycznie znaleźć się na terminalu, ale bez VGM nadal nie będzie mógł zostać załadowany na statek.

Najczęstsze przyczyny błędnego wyniku

Nieprawidłowe VGM nie zawsze wynika z niesprawnej wagi. Częściej problem pojawia się na etapie gromadzenia i przekazywania informacji.

Do typowych błędów należą:

podanie masy netto towaru zamiast masy całego kontenera,
nieuwzględnienie palet i zabezpieczeń,
zastosowanie tary innej jednostki,
dołożenie części ładunku już po wykonaniu obliczeń,
pomylenie kilogramów z tonami,
przypisanie wyniku do niewłaściwego numeru kontenera,
wysłanie starszej wersji deklaracji,
brak podpisu lub wskazania osoby upoważnionej,
przekazanie VGM po terminie przyjętym przez przewoźnika.

Warto wprowadzić zasadę, zgodnie z którą po zamknięciu listy załadunkowej żadna zmiana nie jest dokonywana bez ponownej weryfikacji masy. Dotyczy to również pozornie drobnych modyfikacji, takich jak dołożenie palety, dodatkowego opakowania czy nowych elementów mocujących.

Jak uporządkować proces krok po kroku?

Sprawna organizacja nie wymaga rozbudowanej procedury, ale każda osoba uczestnicząca w obsłudze wysyłki powinna znać swoją rolę. Praktyczny schemat może obejmować następujące etapy:

Sprawdzenie wymagań linii żeglugowej i terminala.
Ustalenie terminu VGM oraz pozostałych cutoffów.
Wybór metody ważenia.
Rezerwację wagi, jeśli wykorzystywana jest metoda 1.
Potwierdzenie numeru podstawionego kontenera i jego tary.
Zamknięcie listy towarów, opakowań i zabezpieczeń.
Wykonanie pomiaru lub obliczenia.
Porównanie wyniku z dopuszczalną ładownością kontenera.
Przekazanie podpisanego VGM właściwemu odbiorcy.
Zachowanie potwierdzenia wysyłki oraz dokumentu z wynikiem.

Dobrą praktyką jest wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za kontrolę całego procesu. Rozproszenie zadań między magazynem, działem eksportu, przewoźnikiem i spedytorem bez jednoznacznego podziału odpowiedzialności zwiększa ryzyko, że każdy uzna przekazanie VGM za obowiązek kogoś innego.

Co zrobić, gdy masa jest wyższa od przewidywanej?

Nieoczekiwany wynik nie powinien być „poprawiany” do wartości wpisanej wcześniej w dokumentach. To zweryfikowana masa brutto powinna zastąpić wcześniejsze szacunki.

Jeżeli kontener jest cięższy, niż zakładano, trzeba sprawdzić:

maksymalną masę brutto wskazaną na tabliczce CSC,
dopuszczalną ładowność konkretnego kontenera,
ograniczenia dotyczące transportu drogowego i nacisków osi,
warunki rezerwacji,
dane przekazane przewoźnikowi i terminalowi,
dokumenty handlowe lub celne, jeżeli różnica wskazuje na błąd w ilości towaru.

W zależności od przyczyny konieczne może być przeładowanie części towaru, zastosowanie innej jednostki, poprawienie dokumentacji lub ponowne wykonanie pomiaru. Każdą zmianę należy od razu uzgodnić z podmiotami obsługującymi transport, ponieważ może ona wpłynąć na możliwość wykorzystania pierwotnej rezerwacji.

Dlaczego odkładanie ważenia może być kosztowne?

Brak VGM nie musi oznaczać wyłącznie krótkiego opóźnienia. Jeżeli wynik nie dotrze przed cutoffem, kontener może nie zostać ujęty w planie załadunku.

Możliwe konsekwencje to:

pozostawienie kontenera na terminalu,
utrata zaplanowanego wypłynięcia,
konieczność zmiany rezerwacji,
opłaty za składowanie lub dodatkową obsługę,
przestój samochodu i kierowcy,
ponowne podstawienie kontenera,
opóźnienie dostawy do odbiorcy.

Awaryjne ważenie na terminalu lub w innym miejscu może być możliwe, ale nie jest rozwiązaniem gwarantowanym. Dostępność usługi, sposób jej zamówienia i koszty zależą od ustaleń pomiędzy uczestnikami transportu.

Dobrze zaplanowane VGM zamyka drogę do portu bez niespodzianek

Ważenie kontenera nie powinno być ostatnim punktem sprawdzanym dopiero po załadunku samochodu. Metodę pomiaru, miejsce ważenia i termin przekazania danych warto ustalić równocześnie z organizacją transportu drogowego oraz rezerwacją miejsca na statku.

Najważniejsze jest połączenie poprawnego wyniku z właściwym numerem kontenera i dostarczenie go na czas. Dzięki temu ostatni etap obsługi portowej staje się przewidywalny, a ryzyko zatrzymania ładunku tuż przed wypłynięciem wyraźnie maleje.

Multilog.pl (1)

Ważenie kontenerów przy eksporcie – jak uniknąć nerwów na os...